Участники или организаторы – кому сложнее жить на форуме? - Медиапортал | Факультет журналистики ЧелГУ
ГлавнаяНовостьУчастники или организаторы – кому сложнее жить на форуме?

Участники или организаторы – кому сложнее жить на форуме?

С 14 по 16 мая на базе отдыха «Космос Касарги» прошел заключительный форум проекта «Event департамент». Его цель – подготовить молодых людей к работе в некоммерческих организациях Челябинской области. Мне посчастливилось стать участником образовательных интенсивов, которые проходили раньше, и организатором финального выезда. Теперь я могу дать ответ на волнующий большую часть участников форума вопрос: кому на мероприятии сложнее, участникам или организаторам?

 

Заезд

Организаторы приезжают на место проведения форума гораздо раньше участников. По прибытии необходимо разгрузить аппаратуру, раздаточные материалы для участников и спикеров, продукты для кофе-брейка и прочие вещи. Всего на подготовку площадки уходит примерно три часа. Участники заезжают сразу же после того, как готова площадка. По приезде им необходимо зарегистрироваться, заселиться и разложить свои вещи.

 

 

Открытие форума

Пока участники заселяются, организаторы настраивают технику: фотоаппараты, видеокамеры, микрофоны и колонки должны быть полностью заряжены. Во время открытия часть организаторов занимается подготовкой следующих мероприятий форума: часть рассказывает о происходящем в социальных сетях проекта, а кто-то готовит документы и обсуждает с директором базы различные нюансы (а кто-то спит, как и всегда). Участники во время открытия находятся в главном зале. Они внимательно слушают, как будет проходить форум, чего ждать и чем заниматься.

Питание

За него отвечает та группа организаторов, которая контактирует с базой. Никто из них не садится за стол, пока не поедят участники. Это делается для того, чтобы всем хватило порций. Если все рассчитано правильно – организаторы могут сесть за стол, если нет – съедают самого неактивного из своих.

Участники питаются по графику форума четыре раза в день. Конечно, всем можно привезти свою еду и ночью съесть доширак или бананчик, а можно и колбаску взять, ведь в номерах есть холодильники.

Вечерние развлекательные мероприятия и рефлексия

Для участников их проводят организаторы. Ребятам нужно отдохнуть после заезда или лекционного дня, поэтому им необходима эмоциональная разрядка. Во время вечерних мероприятий с участниками находятся их кураторы, ведущие и сотрудники пресс-службы.

Участники в это время отдыхают и узнают, что им предстоит ночью и завтра днем. Как правило, на ночь дается задание. Задействовать время по максимуму приходится из-за того, что форум идет всего три дня. В этот период необходимо максимально обучить участников всему необходимому для работы в некоммерческих организациях. Именно из-за этого всем обеспечены ночные посиделки и недосып.

После отбоя

Участники делают задание и отправляют его кураторам. Как правило, на выполнение задания уходит 2-3 часа. На этом этапе необходимы продукты, о которых было сказано в пункте «Питание».

Организаторы не только занимаются проверкой выполненных участниками заданий, но и готовят мероприятия следующего дня. Сотрудники пресс-службы обрабатывают фотографии, монтируют видео и готовят посты для социальных сетей. В общем, ночные герои форума.

Подъем и утренние мероприятия

Организаторам необходимо встать за час до подъема участников. Пока вторые просыпаются, первые должны подготовить площадку для зарядки. Естественно, никто не отменяет личные потребности и гигиену, поэтому все делается очень быстро.

Проснувшиеся и вряд ли выспавшиеся участники умываются, чистят зубы и идут на зарядку. Так как ребята встали позже организаторов, собираться и умываться им тоже надо как можно быстрее.

Лекции

Для организаторов это время решения неожиданно появившихся проблем, наибольшего объема работы пресс-службы и размещения спикеров. На этом этапе форума очень много снимают, пишут, разговаривают, учат и ищут водичку для лектора.

Участники слушают лекции, обучаются новому, пишут конспекты и общаются со спикерами. В это время можно познакомиться с потенциальным работодателем, поэтому лучше не отсыпаться на последнем ряду, а активно разговаривать и обмениваться данными.

Защита главного задания

На плечи организаторов ложится ответственность за комфортные условия защиты финального задания. Обычно в это время уже начинается сбор аппаратуры и вещей.

Самый волнительный этап для участников. Все стараются максимально красочно рассказать про задание спикерам, чтобы внести правки в свой проект и начать грамотно его реализовывать, а может и попасть в команду одного из лекторов.

Закрытие форума и подведение итогов

Организаторы собирают участников в главном зале, рассказывают о результатах и отправляют на стажировки. Ребятам вручаются грамоты и памятные призы. В конце делается совместная фотография, которая потом будет висеть в офисе у организаторов. На этом этапе участники начинают понимать, что вот-вот все закончится и они разъедутся по домам в свои муниципальные районы. Туда, где нет новых знакомых, добрых и отзывчивых людей, интересных спикеров и огромного количества забавных ситуаций. Ребята немного грустят, но радуются своему участию в таком выезде.

После закрытия

Участники едут домой. Когда участником был я, в автобусе пели песни, разговаривали и обменивались контактами в социальных сетях. Некоторые сразу после форума идут гулять, и это очень радует. Значит, что выезд для всех прошел не просто так. Организаторы провожают участников и продолжают работу. Сдать номера, собрать и увезти вещи, убраться за собой и участниками, дописать материалы для сообществ в социальных сетях и заполнить документы – все это уже не хочется делать, но приходится через силу. Сонные, уставшие, но счастливые организаторы доделывают дела и едут домой. Не хочется говорить, что кому-то сложнее или легче на форуме, ведь на него едут не за этим.

 

«Я приехал сюда за эмоциями, новыми знаниями и знакомствами. Мне очень нравится эмоциональный заряд, который появляется после таких мероприятий» – поделился мнением один из участников Андрей Петров. Самое главное для всех – это воспоминания и позитив, которые нам подарили эти замечательные форумские дни.

 

 

 

Алексей Борякин

Фото из свободных источников и личного архива участников

Нет комментариев

Приносим извинения, но пока комментарии закрыты